Apakah Pengertian dan Tujuan Office Automation

Office automation ialah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Awalnya penggunaan office automation atau otomatisasi kantor hanya terbatas pada kalangan pabrik industry saja. Namun, saat ini penggunaanny sudah menyebar hingga kalangan perkantoran. Otomatisasi kantor dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.

Tujuan Office Automation ialah :

• Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi
• Menaikkan produktifitas
• Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di luar organisasi
• Mengurangi penghentian kerja
• Pengurangan biaya peralatan

Pengguna Office Automation biasanya merupakan orang-orang yang bekerja di dalam kantor. Pengguna office automation dibagi ke dalam 4 kategori, yaitu :

1. Manajer
2. Profesional
3. Sekretaris
4. Pegawai Administratif

Aplikasi Office Automation
Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam Office Automation, diantaranya ialah :

1. Pengolah Kata
Merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

2. Surat Elektronik
Tujuan digunakannya surat elektronik ialah untuk mempermudah manajer berkomunikasi secara cepat dan mudah dengan orang lain. Surat elektronik atau biasa disebut email efektif jika tidak diperlukan percakapan 2 arah dan jika penyampaian pesan berjarak jauh.

3. Voice Mail
Syarat utama agar setiap karyawan dapat berkirim pesan melalui voice mail ialah setiap orang harus mempunyai voice mailbox sebagai penerima pesan. Selain itu diperlukan komputer dengan kemampuan menyimpanan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian merubahnya kembali menjadi pesan audio ketika pesan tersebut dipanggil. Keuntungan dari voice mail ini ialah manajer tidak perlu mengetik pesan yang akan disampaikan.

4. Kalender Elektronik atau Electronic Calendering
Electronic calendering merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan.

5. Konferensi Audio
Biasa digunakan untuk perusahaan yang tersebar luas di berbagai daerah, sehingga dapat mengefisiensikan waktu penyampaian pesan. Syarat-syarat terjadinya kenferensi audio atau audio conference ialah:

• Ada moderator
• Jumlah peserta maksimal 6 orang
• Mengirimkan agenda konferensi terlebih dahulu
• Mengidentifikasi diri terlebih dahulu sebelum berbicara
• Rekaman hasil konferensi harus disimpan
• Salinan rekaman dibagikan kepada peserta
• Audio conferncing merupakan komunikasi sinkron yang mengharuskan para peserta hadir tepat waktu.

6. Konferensi Video
Merupakan salah satu bentuk telekomunikasi dengan penggunaan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar di berbagai daerah. Ada 3 jenis konfigurasi konferensi video, yaitu:

• One-way video and audio

Sinyal video dan audio dikirim ke satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan

• One-way video and two-way audio

Kemampuan audio 2 arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar yang sama.

• Two-way video and audio

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung 2 arah.

7. Konferensi Komputer
Konferensi komputer atau computer converencing ialah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan jaringan komputer sehingga memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu. Computer converencing dapat terdiri dari banyak peserta dan bisa dipakai untuk banyak topik yang berbeda.Selain itu, computer converencing juga dapat digunakan dalam satu tempat geografis.

8. Transmisi Faksimili
Dalam office automation juga terdapat aplikasi transmisi faksimili yang digunakan untuk mengirim informasi dengan menggunakan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan kemudian membuat salinannya diujung yang lain. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah scr cepat dan mudah tanpa dibatasi oleh lokasi geografis

9. Video Text
Ialah komunikasi dengan menggunaan komputer untuk menampilkan narasi dan grafik yang tersimpan ke layar CRT

10. Pencitraan
Pencitraan ialah enggunaan karakter secara optik untuk mengubah dokumen-dokumen kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan ke dalam penyimpanan sekunder. Proses pencitraan dilakukan oleh sistem manajemen dokumen. Sistem tersebut terdiri dari satu atau beberapa unit pengenal karakter (OCR) untuk mengubah citra dokumen ke dalam data digital. Pencitraan digunakan jika dokumen historis perlu ditelaah dengan maksud memahami suatu masalah

11. Desktop Publishing (DTP)
Tiga aplikasi Desktop Publishing :
 

• Administrative

meliputi dokumen-dokumen yang dimaksud untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan, dan warta

• Technical

meliputi materi pelatihan, seperti : slides, overhead tranparancies, dan manual
 

• Corporate

meliputi periklanan, brosur, dan dokumen yang digunakan di luar perusahaan

Apakah Pengertian dan Tujuan Office Automation 2014-07-15T15:02:00+07:00 Rating: 4.5 Diposkan Oleh: galeri